Perbandingan Antara Sistem Informasi Akuntansi Manual dan Terotomatisasi

PERBANDINGAN ANTARA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MANUAL DAN TEROTOMATISASI

            Perbandingan antara Sistem Informasi Akuntansi manual dan terotomatisasi terletak pada teknologi yang digunakan. Pada SIA terotomatisasi, input data penjualan menggunakan alat pemindai barcode (barcode scanner), sehingga proses entri menjadi lebih cepat dan akurat daripada dilakukan secara manual. Begitu juga dengan pemrosesan datanya, SIA terotomatisasi menggunakan program aplikasi seperti Microsoft Excel atau seperti MYOB. Tabel berikut membantu memperjelas perbedaan antara kedua hal tersebut.

PERBANDINGAN SIKLUS AKUNTANSI MANUAL DAN TEROTOMATISASI

Siklus Akuntansi Manual	Siklus Akuntansi Terotomatisasi
Menjurnal : mencatat transaksi dalam jurnal, misalnya transaksi penjualan dicatat dalam jurnal penjualan.	Input : mencatat transaksi ke dalam file transaksi, misalnya dokumen sumber dari transaksi penjualan dicatat dalam file transaksi penjualan.
Memposting : memposting setiap entri dari jurnal ke dalam buku pembantu	Proses : mencatat setiap transaksi ke dalam file master, misalnya mencatat setiap transaksi penjualan ke dalam file master piutang.
Memposting : memposting total jurnal (misalnya total jurnal penjualan) ke buku besar.	Proses : mentotal transaksi dalam file transaksi (misalnya transaksi penjualan ke dalam file transaksi penjualan) dan mencatat ke dalam file master buku besar.
Meringkas : menyiapkan Neraca Lajur	Output : memanggil file master buku besar dan mencetak neraca lajur.

Terdapat 2 macam cara untuk mengupdate file master dalam SIA terotomatisasi, yaitu dengan pemrosesan transaksi dan pemeliharaan file (file maintenance). Pemrosesan transaksi meliputi fungsi pem, dan rosesan data yang berkaitan dengan kejadian ekononis seperti transaksi akuntansi, kegiatan operasional internal (produksi), dan penyusunan laporan keuangan. Sedangkan pemeliharaan file meliputi kegiatan yang berkaitan dengan menambah, menghapus, atau mengganti data pada file master seperti mengubah alamat pelanggan pada file piutang atau mengubah harga jual pada file persediaan.

Dapat disimpulkan : bahwa SIA yang berbasis komputer akan mengotomatisasi siklus akuntansi manual yang terdiri dari penjurnalan, posting, dan peringkasan seperti yang tertera pada tabel di atas.

KETERKAITAN SIA DENGAN PROSES BISNIS DAN ORGANISASI

            SIA memiliki peranan yang penting dalam proses bisnis karena SIA mengidentifikasi, mengukur, dan mencatat proses bisnis tersebut dalam suatu model yang sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Dari sudut pandang akuntansi, model proses bisnis tersebut diwujudkan dalam bentuk siklus transaksi. Pengelompokkan siklus transaksi biasanya berkaitan dengan beberapa kejadian yang berurutan. Sebagai contoh, siklus transaksi penjualan pada perusahaan dagang dimulai dari pemesanan barang oleh pelanggan, diikuti dengan pengiriman barang yang dipesan, lalu pembuatan laporan penjualan, dan dilanjutkan dengan penagihan.

Untuk lebih memperjelas keterkaitan SIA dengan proses bisnis, dibahas mengenai organisasi sebagai pelaku dalam proses bisnis tersebut. Organisasi merupakan suatu sistem yang tersusun dari sub-sub sistem seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Sub-sub sistem dalam organisasi meliputi manajemen, operasi, dan informasi. Sub-sub sistem tersebut berkaitan baik dengan pihak internal perusahaan, seperti karyawan, maupun dengan pihak eksternal perusahaan, seperti pelanggan dan instansi pemerintah.

Sub sistem manajemen terdiri dari orang, wewenang, kebijakan, dan prosedur yang bertujuan untuk menyusun rencana, strategi, dan pengendalian operasional organisasi. Sedangkan sub sistem operasi terdiri dari orang, peralatan, kebijakan, dan prosedur yang bertujuan untuk menjalankan organisasi. Sub sistem operasi biasanya terdiri dari produksi, personalia, penyimpanan, distribusi, pemasaran, dan penjualan.

Sub sistem informasi, termasuk SIA, berguna untuk mendukung fungsi operasional dan pengambilan keputusan manajemen. Dengan memperoleh informasi yang benar, manajemen dapat menggunakan informasi tersebut untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan perusahaan. Sedangkan bagi fungsi operasi, informasi yang benar sangat membantu dalam perencanaan produksi, pemesanan bahan baku, penyimpanan di gudang, dan penagihan.

Disimpulkan, sub-sub sistem tersebut, saling berkaitan dan bekerjasama membentuk suatu sistem yang utuh. Dimulai dari pelanggan yang melakukan pemesanan. Selanjutnya pesanan (order) tersebut diproses oleh SIA untuk memberi informasi kepada bagian operasi untuk melakukan pengiriman baran kepada pelanggan. Selanjutnya laporan penjualan yang dihasilkan oleh SIA digunakan oleh pihak manajemen untuk menyusun strategi dan kebijakan produksi.